Usted está aquí:Inicio/MG Developers/Artículos/¿Cómo iniciar un proyecto exitoso con Business Process Management?

Publicaciones recientes

Por Qué Elegirnos

  • Más de 400 proyectos puestos en producción durante los últimos 15 años demuestran el compromiso con nuestros clientes, certifican nuestra metodología y reflejan la capacidad de nuestro equipo de profesionales.

  • En MicroGestion existe un compromiso genuino con la calidad, la formación continua de nuestros profesionales y la mejora continua de nuestros procesos son la evidencia de dicho compromiso.

  • Creemos que los siguientes rasgos son esenciales para el ejercicio de nuestra actividad:

    » Entusiasmo, como requisito para llevar a cabo un proceso creativo.
    » Proactividad, como engranaje de la dinámica de grupos.
    » Responsabilidad, como condición fundamental para asumir compromisos en cada nivel de la empresa.
    » Trabajo en grupo, como mecánica de trabajo elegida para lograr sinergia.

    Asimismo nuestra capacidad de ejecución se fundamenta en el respeto de los siguiente valores:

    » Flexibilidad, necesaria para buscar el mejor camino en cada proyecto.
    » Compromiso, para formar equipos con conocimiento de dominio y orientación al logro.
    » Solvencia, que nos permite diseñar la mejora alternativa tecnológicas para cada solución.

  • En MicroGestion las personas son el factor más importante para el éxito de los proyectos; la conformación y gestión del capital humano se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

    » Determinando el conjunto correcto de personas para cada proyecto.
    » Desarrollando un ambiente donde existan oportunidades de aprendizaje.
    » Propiciando la confianza y el respeto dentro del equipo.
    » Permitiendo el desacuerdo y previendo una manera de resolverlo.
    » Preguntando, no inquiriendo.
    » Reconociendo los logros.

20 May

¿Cómo iniciar un proyecto exitoso con Business Process Management? Destacado

Lo que nunca te quisieron contar de los proyectos de BPM.

Cuando una organización adquiere una herramienta o suite de Business Process Management (BPM) para automatizar sus procesos debe incorporar nuevas pautas dentro de la metodología que utiliza para llevar a cabo sus proyectos, pero de ningún modo debe omitir las disciplinas y las formalidades que la ejecución de un proyecto convencional de IT requiere. En el presente artículo describiremos brevemente los aspectos que -quienes pretenden abordar su primer proyecto- deben tener cuenta para que el mismo se desarrolle de manera exitosa.

Finalmente, buscamos complementar las presentaciones de alto nivel que IBM realiza de su metodología de “Playbacks” para implementar aplicaciones de procesos, ya que en las mismas no se describen en profundidad las capacidades necesarias para organizar, ejecutar y realizar el seguimiento de este tipo de proyectos.

El artículo está dirigido principalmente a Gerentes (Organización y Métodos, Sistemas, áreas de negocio), Líderes de Proyecto, etc., de empresas que comprenden los beneficios de adoptar metodologías de BPM para llevar a cabo la gestión y mejora de sus procesos y se prestan a implementar su primer proyecto de implementación de una solución basada en una herramienta o suite de BPM.

Quienes hayan pasado la implementación de su primer aplicación de procesos encontrarán en este artículo una lectura de utilidad si el desempeño evidenciado en el proyecto asociado no fue el que se esperaba.

Introducción

Con este artículo pretendemos ayudar a quienes deben diseñar su primer proyecto de implementación de una aplicación de procesos utilizando una plataforma o suite BPM. No buscamos describir o puntualizar aspectos relacionados con la administración de procesos -existe vasta literatura al respecto-, por el contrario, intentaremos transmitir la importancia de no descuidar algunos aspectos relacionados con la organización de los proyectos de BPM y que -según hemos comprobado en la práctica- muchas veces no son atendidos adecuadamente y terminan siendo el origen de importantes retrasos, incumplimiento de expectativas, pérdida de confianza en la herramienta y hasta la cancelación del proyecto.

No todos los proyectos de BPM son exitosos y existen muchas causas por las cuales un proyecto de este tipo puede fracasar. Todavía, muchas de las causas que terminan por definir el éxito de este tipo de proyecto se encuentran en la fase inicial de los mismos: en la elección del proceso y en las decisiones relacionadas con el alcance del proyecto y su organización inicial.

La primera parte del artículo busca transmitir como la madurez de la empresa afecta la estructura del primer proyecto, determinando los desafíos del mismo y sus riesgos.

La elección del primer proceso a implementar no es un aspecto trivial a dejar de lado, se dedica una sección a revisar la importancia de esta decisión.

Luego, se revisan aquellos aspectos relacionados con la estructura y la organización que las empresas no deben descuidar al momento de encarar el proyecto.

Evaluación inicial

A partir de una serie de preguntas, la organización debe profundizar en el análisis de la situación en la que se encuentra con respecto a la implementación de un proyecto de BPM y entender mejor cuales son las necesidades y riesgos asociados al mismo. De esta manera, podrá evaluar su nivel de “madurez” para encarar el proyecto en forma objetiva.

Sobre la organización

¿Considera que su organización se encuentra orientada a procesos?

¿Su organización posee procesos certificados bajo ISO 9000 u otras normas?

¿Su organización implementa prácticas de mejora continua?

¿Existen indicadores o métricas de los procesos implementados en su organización?

¿Se pretende en este proyecto implementar alguna de las prácticas mencionadas anteriormente?

¿El equipo asignado al proyectos se encuentra familiarizado con las prácticas mencionadas en las preguntas anteriores?

Algo para destacar

Aquellas organizaciones que se encuentran -en menor o mayor medida- orientada a procesos se encuentra en una posición favorable para la implementación de la metodología y las prácticas de BPM, por el contrario, aquellas que no poseen dicha orientación, deberán incorporar al proyecto una fase de “enablement” sobre la filosofía de BPM, las prácticas y metodologías asociadas (por ejemplo, la mejora continua).

Sobre el proceso seleccionado

¿Es el primer proceso que se implementará en la herramienta de BPM?

¿El proceso a automatizar se encuentra en ejecución?

¿Cuántos usuarios trabajarán en este proceso?

¿La empresa tiene el proceso relevado?

¿Se encuentran identificadas las dolencias que posee el proceso?

¿La empresa tiene aplicaciones de workflow?

¿Considera que el proceso es altamente dependiente de la comunicación con sistemas externos?

¿Posee servicios o interfaces de integración reutilizables?

Sobre los recursos

Las personas

¿Las personas involucradas al proyecto recibieron o recibirán capacitación en el uso de la herramienta?

¿Las personas involucradas a la implementación de la infraestructura recibieron o recibirán capacitación en el uso de la herramienta?

¿Los usuarios estarán involucrados en el proyecto desde el comienzo?

¿Se encuentran identificadas las personas responsables del proceso y la aplicación?

Las herramientas

¿Ha seleccionado la herramienta para la implementación del proyecto?

¿Se validaron las capacidades de la herramienta con respecto a las necesidades de la organización (a nivel funcional, de usabilidad y capacidad de integración)?

¿Existe conocimiento en la organización sobre la herramienta seleccionada?

Sobre la metodología

¿Utiliza una metodología de relevamiento de requisitos / desarrollo de casos de prueba?

¿Utiliza procesos iterativos para el desarrollo de aplicaciones?

¿Conoce la metodología de playbacks recomendada por IBM?

¿Cuenta con políticas definidas para el manejo de los despliegues y pases a producción?

Comentario

La organización del proyecto en iteraciones del tipo propuesto por la metodología de playbacks permite obtener resultados concretos en cada una de las etapas a partir de los cuales validar la correspondencia con los requisitos y necesidades del negocio. Permite realizar pruebas al finalizar cada una de las iteraciones y realizar los ajustes necesarios en la siguiente.

Elección del primer proyecto

Existen varios conceptos dentro de la filosofía BPM que dirigen la elección de los proyectos a implementar bajo esta disciplina. No hay mejor momento para hacer mejoras positivas que los momentos difíciles, esperar que las mejoras se realicen por sí solas es asegurar el camino al fracaso. La clave es que no se persiguen cualquier tipo de mejoras, sólo aquellas mejoras positivas, mejoras que agreguen valor al negocio.

La implementación del primer proceso utilizando una herramienta BPM sumará al proyecto riesgos inherentes a la curva de aprendizaje que toda herramienta y metodología posee. Al momento de elegir el primer proceso se deben cuantificar los riesgos detenidamente en función de la madurez que la empresa posee en todas las disciplinas y demás aspectos involucrados en el proyecto. Por tal motivo no es recomendable aprender con la implementación de un proceso crítico, incluso, aunque haya sido la mejora de este proceso el origen de la iniciativa de adopción de BPM.

Importante!

Uno de los mejores enfoques para el proyecto inicial será seleccionar la mejora de un proceso que no sólo satisfaga al negocio, sino que también pueda ser implementado con rapidez. Se recomienda comenzar con un proyecto abordable, durante el cual se puedan desarrollar las habilidades del equipo respecto a la metodología y el manejo de la herramienta, para que rápidamente se agregue valor al negocio.

Aquellas iniciativas que inicialmente se consideraban una oportunidad, pueden convertirse en un dolor de cabeza cuando el proceso elegido no soporta los riesgos que el primer proyecto utilizando BPM genera por ser el primer contacto con las herramientas y la metodología. Cada vez que el proyecto no pueda absorber los riesgos mencionados, habrá que postergar su ejecución hasta que la madurez del equipo los elimine o permita mitigarlos.

El éxito del primer proyecto fortalecerá -como pasa con la adopción de cualquier metodología, sistema o herramienta- la iniciativa de BPM y de la herramienta en la organización, todos querrán sumarse a una iniciativa exitosa.

Organización del proyecto

La organización del proyecto será uno de los factores que determine su éxito. Por ello, es necesario reflexionar acerca de cómo se llevará a cabo la organización del equipo, la gestión de los requisitos, la estimación de la duración de cada una de las iteraciones del proyecto (playbacks) y la etapa de pruebas, y la gestión de riesgos y avances.

Existe vasta literatura sobre las disciplinas antes mencionadas y no intentaremos entrar en detalle en ellas en este artículo. Aún así, creemos que es necesario tener ciertas consideraciones durante la ejecución de un proyecto de BPM.

Acerca de los perfiles

Un proyecto típico de BPM requerirá de personas que cumplan con los siguientes roles:

  • Gerente de proyecto: Responsable de la organización y comunicación del equipo, seguimiento de avances y riesgos.
  • Experto del negocio: Puede ser una persona o grupo de personas que realizará la definición del proceso y la determinación de los indicadores de performance que desee medir.
  • Analistas de negocio: Responsables del relevamiento de los requisitos y modelado del proceso en la herramienta.
  • Desarrollador: Participando en el desarrollo de las interfaces de los servicios de integración, construcción de pantallas de la aplicación y reportes.
  • Usuarios finales: Involucrados al final de cada iteración o playback en la prueba de los productos generados, brindando retroalimentación sobre el resultado y logrando una adopción de la aplicación en forma temprana.

Por otra parte, será necesario contar con el soporte del área de infraestructura de IT para dar asistencia durante la implementación de la herramienta en la fase inicial del proyecto, y seguimiento y control de la misma una vez que el proyecto sea implementado.

Importante!

El equipo BPM debe estar dedicado a proyectos en curso si se pretende lograr mejora continua. El equipo no sólo trabaja en un proyecto y luego se dispersa, en su lugar, los miembros utilizan su experiencia adquirida en los proyectos terminados para ayudar a que los proyectos futuros sean aún más exitosos.

Organización del equipo

Es importante contar con una persona que posea la visión global del proyecto en el equipo, desde los aspectos funcionales hasta los relacionados a la disponibilidad de la infraestructura para la ejecución de la aplicación. Que prevea y resuelva situaciones pongan en riesgo la aceptación del cliente, que realice el seguimiento de los planes de mitigación de riesgos, que mantenga al equipo comunicado y orientado en el camino de la solución del problema de negocio que se está intentando resolver.

Estimación

Existe una serie de cuestiones que deben ser consideradas al momento de realizar la estimación del proyecto. Entre ellas:

  • Complejidad del proceso: Cantidad y complejidad de las actividades y reglas del proceso. Cantidad de roles participantes (cuanto mayor sea ésta mayor será el tiempo requerido para realizar la verificación).
  • Servicios externos: Cantidad y complejidad de las interfaces de integración.
  • Interfaces de usuario: Cantidad y complejidad de las interfaces requeridas por los usuarios (por ejemplo, ante la necesidades de consolidación de información).
  • Requisitos no funcionales

Lo fundamental es remarcar la importancia de realizar una revisión periódica de las estimaciones con el fin de ajustar los tiempos planteados inicialmente, como mínimo al inicio de cada una de las etapas / fases / playbacks del proyecto.

Gestión de requisitos

No se debe confundir la utilización de una metodología iterativa de ejecución del proyecto con falta de necesidad de gestión de requisitos. La etapa de gestión de requisitos debe permitir definir los límites de la aplicación y contar con una medida objetiva de las expectativas del usuario. Por ello, es necesario que los requisitos sean formalizados en la etapa inicial, poniendo el foco en:

  • Requisitos funcionales y reglas de proceso
  • Necesidades e interfaces de servicios de integración
  • Indicadores de performance significativos para el negocio

Tip

La definición de puestos y perfiles de las personas involucradas en el proceso puede ser útil para detectar funcionalidades a implementar en la aplicación en un proyecto de BPM, ya que allí encontraremos las actividades que realiza y los procesos en los que se encuentran involucradas.

Metodología / Ejecución de proyectos BPM

Si bien cada proyecto de BPM tendrá características que lo hagan propio se puede pensar que las siguientes actividades serán comunes a la ejecución de todos ellos:

Definición e implementación de la infraestructura de software (si es el primer proyecto)

  • Diseño e implementación de ambientes
  • Diseño de procedimiento de despliegue
  • Diseño de procedimiento de configuración de los artefactos

Etapa de elaboración del proyecto / playback 0

  • Análisis del proceso (descubrimiento de procesos, detección de reglas de proceso y de negocio, definición de indicadores de performance).
  • Definición de los límites del proceso a automatizar.
  • Detección de necesidades de integración.
  • Definición del alcance y planificación del proyecto (determinación, estimación y asignación de tareas, desarrollo de casos de prueba, detección de riesgos).

1ra iteración / playback 1 - Construcción del proceso

  • Modelado del proceso en la herramienta.
  • Definición de roles y participantes.
  • Definición de estructuras de datos.
  • Configuración de pantallas y modelado de reglas de navegación.
  • Modelado de reglas de proceso.
  • Modelado de las interfaces de integración con sistemas externos.

2da iteración / playback 2 - Integración

  • Implementación de las interfaces de integración con sistemas externos.
  • Adecuación de la implementación del flujo de los datos.

3ra iteración / playback 3 - Refinamiento

  • Implementación de los indicadores de performance y reportes.
  • Adecuaciones a la implementación a partir de la retroalimentación de iteraciones anteriores.

Puesta en marcha

  • Ejecución de casos de prueba y depuración final.
  • Entrenamiento a los usuarios.
  • Despliegue de la aplicación en el ambiente de producción.

Pruebas / demostración

Al término de la ejecución de cada etapa o iteración se deberá obtener la aceptación de los expertos del negocio y usuarios finales, a partir de la ejecución de los casos de prueba asociados al playback.

Si desea conocer más acerca de esta metodología puede hacerlo en el siguiente artículo: Business Process Management: Metodología de Playbacks.

Mejora continua

Una vez automatizado el proceso restará realizar la medición de los indicadores de performance, detectar los puntos de mejora y realizar simulaciones. El análisis de esta información será de vital importancia para la implementación de mejoras futuras.

Conclusiones

Iniciar un proyecto de automatización de procesos con alta probabilidad de éxito, es posible!

Se requiere del reconocimiento de la madurez de la organización, compromiso con los objetivos establecidos, de la selección del proceso adecuado y de la correcta organización del proyecto para agregar valor y tiempos de respuesta que permitan satisfacer las necesidades cambiantes del negocio.

No dude en comunicarse con nosotros para enterarse cómo podemos ayudarlo en la implementación exitosa de su proyecto de Business Process Management.

---

Puede encontrar una traducción al inglés de este artículo en LinkedIn: How to start a successful Business Process Management project?.


Acerca de los autores

Diego E. Mendoza

Diego se desempeña como arquitecto de software en MicroGestion participando en el proceso de análisis y diseño de soluciones que tengan requerimientos de alta disponibilidad, integración de ambientes heterogéneos, orientación a servicios, gestión de procesos de negocio, etc.

Andrés C. Sommariva

Andrés cuenta con más de diez años de experiencia liderando proyectos en diversas tecnologías, actualmente se desempeña como Gerente de Operaciones de MicroGestion Software.

Modificado por última vez en Martes, 02 Junio 2015 12:31
Valora este artículo
(6 votos)
Andrés Sommariva

Andrés cuenta con más de diez años de experiencia liderando proyectos en diversas tecnologías, actualmente se desempeña como Gerente de Operaciones de MicroGestion Software.

Sitio Web: www.microgestion.com/index.php/mg-developers/blog/author/987-andressommariva
Deja un comentario

Asegúrate de llenar la información requerida marcada con (*). No está permitido el Código HTML. Tu dirección de correo NO será publicada.

Comuníquese con nosotros telefónicamente +54 011 4382-0878 o vía correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.